Você não é um investidor que acompanha resultados de longe. Na Superação, o proprietário local é a pessoa que garante que a operação da unidade acontece — que os pacientes são triados, que as guias são impressas, assinadas e enviadas, que os terapeutas existem e estão nas agendas, e que a recepção faz o que precisa ser feito no dia em que precisa ser feito.

A rede assume as funções mais complexas e de maior risco: faturamento junto a convênios, gestão de guias, fechamento financeiro, sistema, conformidade. Isso libera você para a única coisa que não pode ser feita à distância: estar presente na unidade e olhar as pessoas nos olhos.

Dedicação mínima

30 horas semanais presenciais. Essas horas são consideradas cumpridas quando as demandas são entregues no prazo, com revisão e correção dos erros identificados — o critério é a entrega, não o relógio. Mas na prática, quem tenta cumprir a entrega sem estar presente descobre rápido que não dá.

A pergunta que resume o cargo

E quando aparece algo que não está em lista nenhuma

A regra é simples e vale para os dois lados: se o resultado do trabalho se esgota na sua unidade, é seu. Se beneficia ou vincula duas ou mais unidades, é da Central. Não existe demanda órfã, e nenhum lado pode recusar o que é da sua natureza alegando que “não estava previsto”.

Demandas novas que se repetem são incorporadas ao Plano de Atribuição de Sócios, com o responsável indicado, para que a divisão continue clara à medida que a rede cresce.

Cada profissional só pode atender dentro da sua formação, do seu registro no conselho e da legislação da profissão. Conferir isso é sua responsabilidade na contratação, e o sistema não substitui essa conferência: ele registra o que você cadastrou.

Início da manhã

O Gerenciamento de Tarefas abre automaticamente no login e deve ser finalizado até 8:02 pela manhã e 14:02 após o almoço — no máximo 3 minutos após o registro do ponto. Ele existe para marcar a diferença entre chegar na clínica e começar a trabalhar.

Sua primeira tarefa como proprietário é conferir se a recepção fechou o dela no horário. Atraso recorrente aqui é o primeiro sintoma de um problema maior, e é muito mais barato tratar no primeiro mês do que no sexto.

Ao longo do dia — o que olhar no painel

Antes de sair

• Nenhuma nota amarela ficou sem impressão hoje
• Nenhuma nota ficou aberta sem atualização ou cancelamento
• Guias assinadas hoje foram guardadas em local seguro
• Pagamentos em espécie recebidos hoje estão lacrados no cofre
• Pendências que dependem de você foram resolvidas ou anotadas para amanhã

• Montar o protocolo de entrega da semana — um único protocolo semanal, abrangendo a totalidade das guias recolhidas. Não fracionar
• Conferir a agenda da semana seguinte — cada terapeuta com horários preenchidos, cada paciente com continuidade
• Revisar as desmarcações da semana — todas foram feitas pelo site? Alguma chegou por WhatsApp e foi aceita?
• Verificar a fila de triagem — há solicitação parada esperando resposta da unidade?
• Conversar com a recepção — 15 minutos, com o painel aberto, sobre o que travou na semana
• Checar a manutenção física — ar-condicionado, iluminação, banheiro, sala de estimulação, riscos de queda

A triagem transforma uma solicitação em agenda. O paciente preenche o formulário no site; a recepção confere as preferências indicadas, elabora a proposta de agenda e anexa os documentos ao sistema. A nota conduz o passo a passo e avança sozinha conforme a interação progride — para a recepcionista, a própria nota é o manual.

O consentimento por código

O responsável recebe um código por e-mail e o informa à recepção. Esse código autoriza o envio e o armazenamento seguro dos dados. Se o responsável recusar, registra-se “paciente se recusou” no campo do código — e o paciente não receberá comunicações nem poderá realizar os serviços. O registro é a sua prova se houver reclamação futura.

Os status que você acompanha

Desistência

Se o paciente desistir, a recepção abre a nota, seleciona a opção de desistência e atualiza. A ação é irreversível — a triagem não pode ser recuperada depois. Oriente a recepção a confirmar a desistência antes de marcar.

As notas de guias indicam a fase e o departamento onde cada guia está. A cor não é decoração: é instrução.

Regras das notas

• Uma nota por vez. Antes de abrir outra, a anterior precisa ser atualizada ou cancelada
• Nota que aparece para alguém é nota que aquela pessoa deve executar. Não existe “essa parte não é minha” — o sistema só exibe para quem deve agir
• A exceção é a nota marcada como “EM FASE DE” outro departamento: essa é só informativa
• Nenhuma nota pode ser negligenciada

Recebimento de guias

Guia que precisa ser anexada no fluxo não pode ser aceita impressa, por e-mail, por WhatsApp ou por qualquer meio fora do fluxo. Guia fora do fluxo se perde: a clínica deixa de receber e ainda gasta trabalho para rastreá-la e recolocá-la na fase certa.

Consolidação

Consolidar uma guia significa afirmar que ela está assinada por quem tem legitimidade para assiná-la. É obrigatório o recolhimento de todas as assinaturas antes da consolidação. A recepcionista é responsável por garantir que os pacientes assinem no momento oportuno, e você é responsável por garantir que a recepcionista faça isso.

Protocolo de entrega

• Um único protocolo por semana, cobrindo a totalidade das guias da semana
• Todos os protocolos entregues impreterivelmente até o dia 25 de cada mês
• Todo envelope deve ser lacrado, no formato definido pela Central
• Guias enviadas o quanto antes, nunca depois do último dia útil do mês

Envelope fora do formato gera devolução, auditoria e demanda desnecessária — com advertência e responsabilização na forma da cláusula de dano do Regimento Interno.

Cada pagamento precisa de uma referência única e identificável, e nenhum pagamento indicado no site é válido sem comprovação: é obrigatória a anexação da imagem do recibo à nota correspondente no sistema.

Pagamento em espécie — os três itens, sem exceção

1. Recibo assinado pelo responsável
2. Imagem anexada do recibo assinado
3. Envelope lacrado com o pagamento, trancado no cofre

O envelope deve conter, por escrito, o mesmo texto do recibo correspondente, e o recibo vai dentro dele. Depois de lacrado, anexar ao sistema a imagem do envelope junto com a imagem do recibo assinado.

Caixa de segurança

Todas as unidades devem manter a caixa de segurança padrão, no modelo e fornecedor indicados pela franqueadora. O envelope é depositado na caixa, e a caixa fica dentro do cofre da unidade, com acesso restrito aos sócios-proprietários detentores da chave.

Apenas desmarcações feitas pelo site são válidas. Não é tolerado atender pedido de desmarcação por mensagem, verbalmente, por áudio, vídeo ou qualquer outro canal — nem realizar a desmarcação por esses meios.

Isso costuma gerar atrito com as famílias no começo, e a saída é sempre a mesma: orientar antecipadamente, no primeiro contato, que a desmarcação se faz pelo site. Quando a orientação vem antes da necessidade, a regra é aceita; quando vem no momento em que a mãe já mandou o áudio, vira conflito.

Todos os contracheques e espelhos são anexados ao sistema antes da data prevista para o pagamento e ficam disponíveis para a profissional responsável. O sistema identifica automaticamente atrasos na disponibilização e ausência de assinatura.

Como nomear o arquivo

• Nome exatamente igual ao do titular da conta
• Número de registro no conselho profissional, no caso de terapeutas
• Identificação da unidade, no caso de administrativos e operacionais

Quando a terapeuta identifica erro no espelho

O erro é revisado pelos proprietários locais, porque a causa quase sempre é a mesma: a agenda não foi atualizada pela recepção. Antes de acionar a Central, verifique a agenda do período — na maioria dos casos a divergência se explica ali.

Repasses aos terapeutas

Pagamento no dia 18 do mês subsequente. Havendo inadimplência do terapeuta, não há repasse até a regularização. A clínica cobre até uma falta não justificada presencial; faltas em atendimento online não são remuneradas.

A captação e a contratação da equipe terapêutica são suas. A Central dá apoio metodológico, mas quem entrevista, escolhe e formaliza é você — e é você quem convive com a escolha todos os dias.

O que conferir antes de fechar

• Registro ativo no conselho profissional, verificado no site do conselho
• Formação compatível com a especialidade que vai atender
• Disponibilidade real de horários, cruzada com a demanda da fila de triagem
• Experiência com público infantil e com famílias em processo terapêutico
• Compreensão e aceite expressos do Regimento Interno e do modelo de repasse
• Cadastro completo no sistema antes do primeiro atendimento

Contratação

Obrigatória a contratação de 1 (uma) secretária em regime CLT, 44 horas semanais, de segunda a sábado. Benefícios conforme a convenção coletiva do SINDSAÚDE: vale-refeição de R$ 28,00 pela operadora VR Ltda., com reajuste anual em setembro; vale-transporte; plano odontológico; seguro de vida; e ajuda de custo em deslocamento a outras unidades.

É permitida uma folga mensal em um sábado, com as 4 horas compensadas ao longo da semana, respeitado o intervalo mínimo de 1 hora de descanso entre jornadas.

Para limpeza, contratar profissional autônomo, de uma a duas vezes por semana. Pagamento e formalização são da unidade.

Supervisão — o que significa na prática

Dúvidas de treinamento

Vão para o RH, não para você nem para colaboradores de outros departamentos. Cada colaborador é pessoalmente responsável por suas decisões e pela correta execução de suas funções — e orientação improvisada dada por quem não tem o treinamento é uma das principais fontes de erro em rede.

Toda reunião solicitada por pais ou responsáveis só ocorre após resposta formal por escrito via WhatsApp, confirmando ou recusando a proposta previamente apresentada pela clínica. O rito existe para preservar a saúde mental de todos os envolvidos — funcionários, terapeutas, pacientes, responsáveis e sócios.

Como a reunião acontece

• Com a presença de um observador designado pela clínica
• Gravada, para resguardo de todas as partes
• Com anotações formais feitas pela supervisora ou observadora, para registro institucional
• O responsável recebe esta política antes do início e manifesta ciência e concordância expressa

Interrupção

Nenhuma das partes é obrigada a permanecer se sentir constrangimento. A reunião deve ser interrompida e, se necessário, reagendada com a presença de um supervisor e ao menos um dos diretores ou sócios.

Canais oficiais

• Site clinicasuperacao.com.br e seus subdomínios — toda solicitação passa por aqui
• E-mail a@clinicasuperacao.com.br e e-mail da unidade
• WhatsApp da unidade
• Grupos institucionais DESENVOLVIMENTO e EQUIPE SUPERAÇÃO

Regras firmes

Senhas

Senhas são estritamente confidenciais. É proibido solicitar, visualizar, copiar ou repassar senha de qualquer sistema da clínica. O auxílio ao paciente é feito pelo dispositivo do próprio usuário, sem manipulação nem compartilhamento de senha.

Celulares

Uso pessoal proibido durante o expediente, salvo em intervalos regulamentares ou locais autorizados. Emergências continuam podendo ser comunicadas — de forma breve e sem comprometer o atendimento.

Os valores devidos são deduzidos automaticamente dos repasses da Central à unidade, com extrato discriminado publicado até o dia 25. A ordem é obrigatória e sequencial:

Se o caixa não cobrir integralmente o item 4, a CLP e a CUE são reduzidas na mesma proporção percentual — nenhum titular é preterido em favor do outro.

Inadimplência

Ficam excluídas de penalidade as situações de doença comprovada por atestado, desastres naturais, falhas técnicas de terceiros, atualizações compulsórias de sistemas parceiros e demais eventos de força maior comprovados.

O conjunto dessas taxas é limitado a 2% do valor repassado à unidade no mês. Antes da primeira cobrança de cada tipo, a unidade recebe advertência formal com orientação corretiva.

A distribuição de lucros pode ser feita em proporção diversa da participação no capital, quando prevista no Contrato Social e deliberada em ata, com critérios objetivos e documentados — dedicação, responsabilidade, funções exercidas e contribuição para o resultado.

Quase tudo neste manual admite conversa, contexto e correção. O que está abaixo, não.

A unidade trata dados pessoais sensíveis — dados de saúde de crianças e adolescentes. É a categoria de maior proteção da Lei nº 13.709/2018, e a unidade é controladora dos dados que coleta na recepção e nos atendimentos.

Suas obrigações práticas

• Consentimento colhido pelo fluxo do sistema, com o código validado — nunca por fora
• Documentos anexados ao sistema, nunca guardados em pastas pessoais, celular ou e-mail particular
• Prontuário acessado apenas por quem tem perfil e necessidade de acesso
• Nenhuma informação clínica compartilhada em grupo de WhatsApp
• Incidente de segurança comunicado imediatamente à Central
• Documentos físicos guardados em local com acesso controlado

A Central mantém criptografia, controle de acesso por perfil e log de auditoria. Isso protege o sistema — mas não protege contra o documento impresso esquecido no balcão nem contra a foto do prontuário enviada por mensagem.

A rede atende crianças e adolescentes, muitos deles com comunicação atípica e maior vulnerabilidade. Isso impõe um dever que está acima de qualquer regra operacional deste manual.

Se você identificar ou receber relato de suspeita

1. Não investigue por conta própria e não entreviste a criança em busca de detalhes. Investigação amadora prejudica a criança e compromete a apuração oficial
2. Registre imediatamente pelo canal institucional de proteção no sistema, com o relato exatamente como foi recebido, sem interpretação
3. Acione a Central no mesmo dia, por Elyssa ou Robson
4. Preserve o sigilo: o assunto não vai para grupo, não vai para outro funcionário, não vai para outra família
5. Garanta a continuidade do cuidado da criança enquanto o processo corre

Todo proprietário e todo funcionário é responsável por manter o ambiente seguro. Ao perceber qualquer risco de queda, acidente ou intercorrência, a providência é imediata: isolar a área, limpar ou sinalizar adequadamente.

Isso não é burocracia de manual. A unidade recebe diariamente crianças pequenas, muitas com alterações de equilíbrio, de percepção de risco ou de mobilidade. Um piso molhado numa clínica de reabilitação pediátrica não tem o mesmo peso que numa loja.

Ronda semanal

• Pisos, tapetes e desníveis
• Tomadas, cabos e proteções elétricas
• Ar-condicionado e climatização dos consultórios
• Iluminação de corredores, banheiro e escada
• Banheiro: trocador firme, lavabo, piso antiderrapante
• Sala de estimulação: equipamentos íntegros, sem peças soltas
• Mobiliário: quinas, cadeiras, mesas infantis, espelhos bem fixados
• Rotas de saída desobstruídas

1. O extrato discriminado é publicado na área restrita até o dia 25
2. Você tem 10 dias a partir da disponibilização para registrar contestação formal no sistema
3. A contestação não suspende o pagamento enquanto é analisada
4. A Central responde em até 15 dias corridos
5. Erro reconhecido gera crédito automático corrigido no próximo repasse

Estão permanentemente disponíveis na área restrita, para conferência: extratos por componente de custo, holerites e comprovantes de encargos do Serviço Central, notas fiscais dos prestadores PJ, memória de cálculo da CLP e da CUE, extrato do Fundo de Reserva Trabalhista e relatório anual consolidado publicado em janeiro.

Todo dia, antes de sair

• Gerenciamento de Tarefas fechado no horário pela recepção
• Nenhuma nota amarela sem impressão
• Nenhuma nota aberta sem atualização ou cancelamento
• Guias assinadas hoje guardadas em segurança
• Espécie recebida hoje lacrada no cofre com recibo e imagem anexados
• Sei quantas notas ficaram pendentes, quantas guias aguardam assinatura e quantos horários ficaram vazios

Toda semana

• Protocolo único da semana montado, completo e lacrado
• Agenda da semana seguinte conferida
• Desmarcações revisadas — todas pelo site
• Fila de triagem sem solicitação parada
• Guias impressas há mais de 15 dias sem assinatura identificadas e resolvidas
• Conversa de 15 minutos com a recepção, com o painel aberto
• Ronda de segurança do ambiente

Todo mês

• Dia 8 — espelhos de atendimentos e pagamentos emitidos
• Dia 25 — todos os protocolos entregues
• Dia 25 — extrato da Central lido e conferido
• Até 10 dias após o extrato — contestações registradas, se houver
• Último dia útil — nenhuma guia do mês pendente de envio
• Divergências apontadas por terapeutas nos espelhos verificadas contra a agenda
• Registros de conselho dos terapeutas ainda ativos

Todo ano, em janeiro

• Relatório anual consolidado da Central lido
• Saldo do Fundo de Reserva Trabalhista conferido
• Projeção de custos do exercício avaliada contra o caixa da unidade
• Reajustes anuais aplicados verificados: IPCA sobre TGAR, CLP, CUE e tarifas

Este manual é um documento vivo. É revisado sempre que os fluxos evoluem, que a plataforma incorpora funcionalidades novas ou que uma exigência legal ou de conselho profissional muda. Toda atualização é disponibilizada na área restrita do proprietário e comunicada ao e-mail cadastrado, com data de vigência, resumo das alterações e histórico das versões anteriores.

Atualização que não tenha sido formalmente comunicada não é exigível de você. Em contrapartida, atualização comunicada e disponibilizada passa a ser sua responsabilidade a partir da data de vigência indicada.